英語のビジネスメールで、本文よりも時間がかかるのが「最初と最後」ではないでしょうか。「Dear」で始めるべきか、「Hi」でいいのか。最後は「Best regards」なのか「Thanks」なのか。
英語メールの書き出しと結びには、ある程度決まった型があります。この記事では、件名から締めの一文まで、場面別に使える定型文をまとめます。本文で使うやわらかい表現は、クッション表現の記事もあわせて参考にしてください。
この記事の結論
- 件名は「何の件か」と「何をしてほしいか」が一目で分かるように書く。
- 宛名は、初めての相手や社外には「Dear 名前」、やり取りが続く相手には「Hi 名前」が無難。
- 結びは「Best regards,」を覚えておけば、ほとんどの場面で使える。
件名の書き方
| 目的 | 件名の例 |
|---|---|
| 依頼 | Request: Updated sales data by Oct 20 |
| 確認 | Quick question about the project timeline |
| 日程調整 | Meeting request: Q4 planning |
| 共有 | FYI: Minutes from today’s meeting |
| 至急 | Urgent: Approval needed by today |
件名に締め切りや「Request」「FYI」などの目的を入れておくと、相手は開く前に優先度を判断できます。
宛名の書き方
- Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Tanaka,（初めての相手・社外・目上）
- Hi John,（やり取りが続いている相手・社内）
- Hi all, / Hi team,（複数人あて）
相手が名前（ファーストネーム）で署名してきたら、こちらも「Hi John,」のように合わせて大丈夫です。
書き出しの一文
| 場面 | フレーズ |
|---|---|
| 初めての相手 | My name is … and I’m with ABC Consulting. |
| 返信 | Thank you for your email. / Thanks for getting back to me. |
| 久しぶり | I hope you’re doing well. |
| 本題にすぐ入る | I’m writing to ask about … |
| フォロー | Just following up on my previous email. |
社内でやり取りが多い相手なら、あいさつを省いて「Thanks for the update.」のように短く始めても問題ありません。
結びの一文
- Please let me know if you have any questions.（ご質問があればお知らせください）
- I look forward to hearing from you.（お返事をお待ちしています）
- Thank you for your help.（ご協力ありがとうございます）
- Could you get back to me by Friday?（金曜日までにお返事いただけますか？）
返事がほしい場合は、最後にいつまでに何をしてほしいかを一文で書くと、相手が動きやすくなります。
締めの言葉（サインオフ）
| 締めの言葉 | 使いどころ |
|---|---|
| Best regards, | ほぼすべての場面で使える基本形 |
| Kind regards, | 少し丁寧。社外にも使いやすい |
| Thanks, / Thank you, | 何かを頼んだとき・社内 |
| Best, | 親しい相手・社内のやり取り |
催促するときの書き方
返事が来ないときの催促メールは、責める印象にならないことが大事です。
- Just a gentle reminder about …（〜について念のためのリマインドです）
- I wanted to follow up on my email from last week.（先週お送りしたメールの件で、改めてご連絡しました）
- Could you let me know the status when you have a moment?（お手すきの際に状況を教えていただけますか？）
よくある質問
Q. 「To whom it may concern」は使いますか？
相手の名前がまったく分からない場合の表現で、普段のビジネスメールではあまり使いません。担当者名が分からないときは「Dear Hiring Team」「Dear Customer Support」のように部署名を使うほうが自然です。
Q. 「Sincerely」はビジネスメールで使えますか？
使えますが、かなりかしこまった印象です。普段のメールなら「Best regards」で十分です。
Q. 日本語のような長いあいさつは必要ですか？
必要ありません。英語のメールは、あいさつを短くして早めに本題に入るほうが好まれます。
まとめ
英語メールの書き出しと結びは、型を覚えてしまえば毎回悩む必要はありません。件名で目的を示し、宛名は相手に合わせ、最後に「いつまでに何をしてほしいか」を一文で書く。この流れを押さえれば、メールにかける時間は大きく減らせます。
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